top-border

AVG goed geregeld met SAP Business by Design

Geschreven door Pim de Groot

In een wereld waarin muziek, video’s en informatie met een druk op de knop gedeeld kunnen worden, wordt privacy een steeds belangrijker thema. Los van de talloze gemakken die het ons biedt brengt het ook de nodige risico’s met zich mee. Denk hierbij aan het gevaar op identiteitsdiefstal of ‘fake news’. Schrijnende voorbeelden waarin het mis is gegaan zijn met één druk op de knop in de media te vinden. De EU wil dit gevaar het hoofd bieden met de invoering van de ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR) per 25 mei 2018. Deze Europese regelgeving is in de Nederlandse wetgeving opgenomen als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .

Ook uw organisatie werkt met persoonsgegevens en daarom moeten ook uw bedrijfsvoering en systemen hierop worden aangepast. Het pakket aan maatregelen bevat een behoorlijke uitbreiding op de verplichtingen van werkgevers en de rechten van werknemers. De Europese Unie laat hiermee zien deze dreiging uiterst serieus te nemen. Ze hebben dan ook een forse boete op overtreding van deze wet gezet: €20.000.000 of 4% van de wereldwijde omzet. Welke van de 2 voor uw organisatie van toepassing is? Het grootste bedrag.

AVG oplossing in SAP Business by Design

De invoering van de AVG omvat een aantal ingrijpende gevolgen voor uw organisatie. Een goede IT-oplossing die u daarbij ondersteunt is dus een must. SAP Business ByDesign helpt u op de volgende manieren:

  1. U bent verplicht om persoonsgegevens te verwijderen indien daarom verzocht wordt – er bestaat een speciaal work center voor dataprotectie en privacy-beveiliging. Hierin kunnen o.a. persoonsgegevens geblokkeerd, toegestaan en verwijderd worden in diverse bedrijfsprocessen.
  2. U bent verplicht documenten weer te verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn voor uw bedrijfsvoering – bewaartermijnen worden vastgelegd per type document. Ook kunt u documenten blokkeren tegen verwijdering voor bijvoorbeeld juridische redenen.
  3. U bent verplicht te beheren en monitoren wie toegang tot bepaalde documenten heeft – in speciale logs wordt bijgehouden wie wanneer uw documenten heeft aangemaakt, bekeken of veranderd.
  4. U bent verplicht aan (potentiële) klanten toestemming te vragen om hun gegevens te gebruiken voor marketingdoeleinden – gedetailleerde opslagmogelijkheden van relaties met betrekking tot toestemming voor marketing campagnes.
  5. U bent verplicht enkel die medewerkers toegang tot persoonsgegevens te geven die dat voor de uitoefening van hun functie nodig hebben – met behulp van afgebakende autorisaties legt u exact vast wie toegang heeft tot welke documenten.

Voor veel bedrijven is het een behoorlijke klus om aan deze eisen te voldoen. Niet in de laatste plaats omdat ze vaak met veel verschillende applicaties werken die allemaal aan de AVG moeten voldoen. De uitdaging ligt niet alleen bij het compliant worden, maar vooral het compliant blijven. Het spreekt daarom voor zich dat een suite-in-a-box oplossing uw onderneming een hoop tijd en ellende kan besparen.

Suite-in-a-box

SAP Business ByDesign is ingericht op een maximale integratie tussen verschillende bedrijfsonderdelen. U kunt zelf aangeven welke functionaliteit u wilt gebruiken. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat de processen op elkaar aansluiten. Ook kunt u eenvoudig externe applicaties aan het systeem koppelen. Voordeel hiervan is dat u één centraal aansturingspunt heeft. Zo hoeft u niet dezelfde maatregelen opnieuw te treffen voor al uw applicaties. Bovendien helpt dit u compliant te blijven met één consistente manier van werken.

Dit is echter niet het enige voordeel dat SAP Business ByDesign biedt. Zo kunt u dit systeem overal bereiken vanuit ieder device, profiteert u van ongelimiteerde opslag capaciteit en krijgt u 24 uur SAP support op issues en tickets. Daarnaast verwerkt SAP ontwikkelingen in de business driemaandelijks in nieuwe updates. Zo is uw MKB-bedrijf niet alleen nu, maar ook in de toekomst verzekerd van een oplossing op maat.

Meer weten over hoe SAP Business ByDesign uw organisatie kan helpen met het realiseren van uw doelen? Of wilt u graag meer informatie over de gevolgen van de AVG voor uw bedrijf?

Neem gerust contact met ons op via sales@insynq.nl of bel ons op 040-800 1500.

bottom-border