Contact

Wavin

Wavin

Wavin ondervond last van hun btw-complexiteit. Door gebruik te maken van de VAT-Extension, ontwikkeld door INSynQ, zijn ze nu compliant. In zes maanden tijd werd het hele project uitgevoerd door INSynQ in nauwe samenwerking met Key Group en Wavin.

Wavin

Met de juiste tools pakt Wavin een complex btw-vraagstuk aan

Wavin maakt deel uit van Orbia, een gemeenschap van bedrijven met een gemeenschappelijk doel: het leven in de hele wereld vooruithelpen (“To advance life around the world”). Als “purpose-driven” onderneming wil Wavin bijdragen aan positieve veranderingen in de wereld door het bouwen van gezonde, duurzame omgevingen.

Wavin biedt klanten wereldwijd uitstekende oplossingen voor boven- en ondergrondse projecten op het gebied van duurzaam waterbeheer, verwarming en koeling, water- en gasdistributie, afvoer van afvalwater en datacommunicatie.

Als een van de oudste en meest gevestigde merken in de markt kan Wavin bogen op meer dan 60 jaar ervaring in de levering van hoogwaardige en innovatieve kunststof systemen en oplossingen. Het hoofdkantoor van Wavin is gevestigd in Amsterdam. De onderneming heeft vestigingen in meer dan 40 landen in Europa, Latijns-Amerika en Azië en heeft wereldwijd ongeveer 12.000 mensen in dienst.

“De samenwerking met Marinus en Abdel verliep zeer prettig, hoewel de deadlines krap waren. Maar ze waren altijd beschikbaar en behulpzaam. Het hele project werd bijzonder goed gemanaged, en het was een mooie samenwerking tussen INSynQ en Wavin”

Worstelen met complexiteit

De dagelijkse uitwisseling van duizenden kilo’s grondstoffen tussen de verschillende Wavin-bedrijven en de Wavin Trading Company zorgde ervoor dat compliance met de complexe btw-wetgeving een behoorlijke uitdaging werd. De standaard SAP-oplossing bood niet de ideale oplossing voor de bedrijfsactiviteiten van Wavin, die gepaard gaan met een grote verscheidenheid aan bedrijfsspecifieke opties op het vlak van leveranciersactiviteiten, belastingvoordelen en fiscale verplichtingen. Wavin hecht zeer veel waarde aan de nauwkeurigheid van gegevens en btw-naleving.

Centraal in Wavin’s businessmodel staan de grondstoffen die elke dag de hele wereld overgaan. Eventuele leveringsvertragingen kunnen dan een grote impact hebben op de klanttevredenheid en het imago van het bedrijf. Wavin besloot daarom op zoek te gaan naar een bedrijf dat dit deel van de IT-procedures kon stroomlijnen en een oplossing kon bieden voor belangrijke btw-vraagstukken.

YouTube

De oplossing

Marja Nijpels, International Tax Manager, bracht Wavin in contact met Key Group, een onderneming die kant-en-klare SAP-invoegtoepassingen ontwikkelt en installeert als uitbreiding op de standaard SAP-oplossingen. Hierdoor kunnen belastingaangiften tijdig worden ingediend en wordt de gebruikelijke determinatie-logica van de software verbeterd. Key Group en INSynQ B.V. onderhouden een strategisch partnerschap waarbij efficiënt wordt samengewerkt aan de ontwikkeling en implementatie van btw-gerelateerde SAP-diensten en –producten, resulterend in schaalvoordelen en een kritische omvang die verdere expansie mogelijk maakt.
Door het bundelen van krachten en bedrijfsmiddelen kunnen de twee ondernemingen tegemoetkomen aan de specifieke behoeften van hun klanten op deze gebieden. Samen ontwikkelen Key Group en INSynQ innovatieve SAP-productoplossingen, diversifiëren ze het productassortiment en leveren ze high-end SAP- en btw-consultancydiensten. SAP is zich ervan bewust dat elke organisatie zijn eigen specifieke eisen stelt en biedt daarom de mogelijkheid om extra functionaliteit toe te voegen in de vorm van SAP-invoegtoepassingen. Deze kunnen volledig worden geïntegreerd en vormen zo een waardevolle aanvulling op de standaardsoftware.

VAT Extension oplossing

In nauwe samenwerking met het Wavin IT-projectteam onder leiding van Patricia Nardi, IT Service Deliver Manager, introduceerde INSynQ de VAT Extension (VAT-E) oplossing die het bedrijf in eigen beheer heeft ontwikkeld. Deze invoegtoepassing biedt naast de standaardopties van SAP:

  • Correcte vaststelling van kenmerken voor belastingbepaling, zoals landen van vertrek en bestemming, belastingclassificatie van klanten en materialen in complexere stromen
  • Automatische identificatie van speciale stromen zoals driehoekstransacties en gebonden stromen
  • Juiste vaststelling van btw-nummers
  • Uitwerking van afzonderlijke factuurnummerreeksen

 

VAT-E kent een duidelijk ontwerp en een transparante opzet en bepaalt automatisch alle btw-kenmerken op basis van een vooraf gedefinieerde btw-configuratie, zonder dat tussenkomst van de gebruiker nodig is.

De VAT-E-oplossing is gebaseerd op een reeks tabellen en programmalogica, zonder directe gevolgen voor de btw-voorwaarde in SAP (MWST). De parameters voor de btw-berekening worden direct vanaf het begin goed ingesteld via een functiemodule in de verkooporder en de factuur, voordat MWST wordt opgeroepen.

MWST is dan ook minder complex om te onderhouden, omdat alleen de tabellen met uitzonderingen onderhoud vereisen. De module voor btw-uitbreiding biedt de mogelijkheid eenvoudig klantspecifieke vereisten toe te voegen. Bovendien past de invoegtoepassing in de klantspecifieke naamgevingsconventies voor wat betreft tabelnamen en programmanamen, aangezien deze geen eigen naamruimte heeft.

De deelname van INSynQ aan het project bestond uit het opzetten van de eerste bedrijfscode, inclusief definities voor nummerreeksen, de teksten op facturen en een correcte toegangsvolgorde van de btw-bepaling. Dit werd gevolgd door kwaliteitscontroles op de factuuropmaak en voorstellen voor nieuwe belastingcodes die nodig zijn voor buitenlandse vestigingen (met meerdere btw-nummers binnen de EU naast het eigen btw-nummer).

Daarnaast werden de activering van fabrieken in het buitenland en de noodzakelijke aanpassingen voor het bepalen van het land van vertrek, updates van de landentabel met betrekking tot valuta-omrekening, updates van de belastingcodes van het rapporterende land en een controle van de fabrieksinstellingen uitgevoerd in samenwerking met de SAP-consultancyteams van Wavin.

Foto 2

De samenwerking

Patricia Nardi, op dat moment Wavin’s SAP Solution Architect, en haar IT-projectteam werkten zij aan zij met het INSynQ-consultancyteam onder leiding van Marinus Peters, INSynQ Partner, en Abdel el Amrani, International Tax Business Analyst bij INSynQ.

“De samenwerking met Marinus en Abdel verliep zeer prettig, hoewel de deadlines krap waren. Maar ze waren altijd beschikbaar en behulpzaam. Het hele project werd bijzonder goed gemanaged, en het was een mooie samenwerking tussen INSynQ en Wavin”, aldus Patricia.

INSynQ was voor het Wavin-team de perfecte partner bij de juiste configuratie van de standaard SAP-oplossing waar het bedrijf naar op zoek was. Volgens Patricia was de planning behoorlijk ambitieus, maar hadden alle leden van het INSynQ-team een positieve instelling en waren ze beschikbaar wanneer dat nodig was. De deskundigheid en verantwoordelijke houding, in combinatie met de mogelijkheid om onderdelen aan te passen voor Wavin, maakte de aanpak door het INSynQ-team persoonlijk, wat voelbaar was tijdens alle fases van het project. De samenwerking tussen consultants, INSynQ en Wavin wierp zijn vruchten af dankzij het aanpassingsvermogen en de inzet van alle partijen, wat een bevorderlijk en stimulerend effect had op het klaren van deze uitdagende en veeleisende klus. De volledige implementatie van het project bij Wavin duurde 6 maanden en de invoegtoepassing ging live op 31 december 2019.

Patricia

De impact

De INSynQ VAT Extension-oplossing pakte een specifieke uitdaging aan waarmee Wavin in haar systeem werd geconfronteerd. VAT E kan zeer eenvoudig worden aangepast en de scenario’s kunnen gemakkelijk worden gewijzigd. Volgens Patricia zijn alle Wavin IT- en Business-medewerkers die betrokken zijn bij de btw-processen door Abdel getraind in het gebruik van de VAT-E-invoegtoepassing en kunnen zij deze nu zelf onderhouden. De flexibiliteit van de invoegtoepassing wordt zeer op prijs gesteld, maar het mooiste is dat Wavin nu volledig compliant is. Compliance en ethisch verantwoord handelen zijn immers voor Wavin net zo goed prioriteiten als winst maken.

IP180928LH1-092
Bekijk het volledige overzicht

Samenwerkingen