top-border

Citrus Andriessen stroomlijnt bedrijfsprocessen met SAP Business ByDesign

Citrus Andriessen stroomlijnt al zijn bedrijfsprocessen en financiële administratie met SAP Business ByDesign. De leverancier van digitale toetsoplossingen profiteert onder andere van een sterk vereenvoudigd facturatieproces. SAP-partner INSynQ begeleidde de implementatie.

Citrus Andriessen levert digitale toetsoplossingen. De software ondersteunt veilige en efficiënte ontwikkeling, afname en correctie van toetsen, en biedt bovendien allerlei analysemogelijkheden. De klantenkring is breed. Het bedrijf levert niet alleen aan onderwijsinstellingen, maar verzorgt bijvoorbeeld ook het toetsingssysteem voor de inburgeringsexamens van DUO en de Wft-examens voor de financiële sector.

Het bedrijf is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Om verdere groei mogelijk te maken, was een modernisering van het IT-landschap noodzakelijk. Citrus Andriessen maakte voor alle processen rondom klantcontact, hr, verkoop en administratie namelijk gebruik van diverse verouderde systemen die onderling niet of nauwelijks waren geïntegreerd. Veel processen verliepen via papier of Excel. Een situatie die niet meer paste bij de groeiambitie.

Voor Citrus Andriessen reden genoeg om in een keer alle systemen te vervangen door een modern, cloudgebaseerd ERP-platform. “We leveren hoogwaardige technologie. Dan is het vreemd als de systemen voor je eigen bedrijfsvoering daarbij achterblijven”, zegt Berry van der Haring, verantwoordelijk voor de financiële processen bij Citrus Andriessen.

Praktische voordelen
Met de komst van SAP Business ByDesign beschikt Citrus Andriessen over een moderne, geïntegreerde en cloudgebaseerde oplossing voor alle interne bedrijfsprocessen. Ook omarmde het bedrijf de standaardprocessen die daarbij horen. “Daar moeten medewerkers enorm aan wennen, want voorheen hadden we geen vastomlijnde processen. Maar gelukkig zien ze er zelf ook de praktische voordelen van in.”

Een goed voorbeeld van zo’n praktisch voordeel is het versoepelde facturatieproces. “Inscannen en uitprinten van facturen, zoals we voorheen deden, is niet meer nodig. Alles verloopt digitaal. Voorheen moesten we ons door Excel-sheets worstelen voor het achterhalen van prijsafspraken. Nu zijn deze afspraken en alle termijnen vastgelegd in de oplossing. Dat maakt het opstellen van de factuur een stuk eenvoudiger. Bovendien kun je vertrouwen op de vaste prijzen in het systeem. Dat scheelt niet alleen handmatige invoer, maar ook een controleslag daarop.”

Hechte integratie
Een ander groot voordeel is de hechte integratie tussen sales en finance. Dat zorgt ook op de werkvloer voor meer inzicht. “Ons inzicht in de salesfunnel is dankzij SAP Business ByDesign sterk verbeterd. Bovendien kunnen we kansen gemakkelijk omzetten naar offertes en orders, en ook het inzicht in de status per klant is nu veel beter. Met een druk op de knop kunnen we bovendien het management en de aandeelhouders voorzien van actuele rapportages. We kunnen continu aan forecasting doen, in plaats van een jaar lang te werken met een vastgestelde set aan targets.”

Ook hr profiteert mee. “Business ByDesign biedt een geïntegreerde omgeving voor loon- en personeelsadministratie. Cijfers rondom ziekteverzuim en inhuur van externe krachten zijn beter inzichtelijk, net als aflopende contracten van medewerkers”, vervolgt Van der Haring. Een ander voordeel is volgens Van der Haring de betere beheersing van aanbestedingstrajecten. ”Doordat deze trajecten gemakkelijk te volgen zijn, weten we zeker dat we geen deadlines missen.”

Pragmatische aanpak
Het implementatietraject was technisch gezien niet lastig. “Een mkb-bedrijf heeft dezelfde processen als een groot bedrijf, maar veel minder middelen. Bovendien waren veel medewerkers aan de oude werkwijzen gehecht. Dat geeft natuurlijk uitdagingen, ook omdat de business tijdens het implementatietraject gewoon moest doorlopen”, vertelt Peter Ouëndag, Managing Director van INSynQ. “In de basis zijn de processen echter niet ingewikkeld. We hebben daarom gekozen voor een pragmatische aanpak, via scrum/agile. Er waren geen vastomlijnde processen als vertrekpunt, dus we konden redelijk makkelijk vasthouden aan de standaard werkwijzen zoals ze in SAP Business ByDesign zitten. Door ‘training on the job’ konden we snel stappen maken.”

bottom-border