top-border

Minder handmatige handelingen door het gebruik van SAP intelligent RPA

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering wordt veel informatie verzonden en ontvangen met Outlook. Als medewerkers verzoeken of vragen over verkooporders krijgen dan moeten ze zoeken in hun mailbox én in het ERP systeem om een antwoord te formuleren. Om deze zoektocht te verkorten uploaden de meeste bedrijven relevante documenten naar de verkooporders in hun ERP systeem. Dit zorgt voor één punt van waarheid.

Maar wat doet dit voor de daadwerkelijke werkzaamheden? Medewerkers moeten eerst handmatig de bijlage uit de e-mail downloaden en opslaan in een map op hun computer. Vervolgens moeten ze inloggen in SAP Business ByDesign. Daarna moet naar de applicatie voor verkooporders gegaan worden en de juiste verkooporder gezocht worden. Uiteindelijk moet in deze verkooporder de juiste bijlage geüpload worden. Hierbij is nog buiten beschouwing gelaten dat de betreffende e-mail nog in dezelfde map in Outlook staat en de bijlages zich zullen opstapelen in de map op de computer. Dit is natuurlijk onoverzichtelijk.

Alles bij elkaar is dit een omslachtig proces en hoewel het weinig tijd kost om één bijlage te uploaden, moet deze taak meerdere malen op een dag uitgevoerd worden. Dit zorgt ervoor dat de totale tijd die aan deze taak besteed wordt enorm is. Aangezien dit handmatig gebeurt is er ook meer kans op fouten

Om de werklast van medewerkers te verlichten kan dit proces geautomatiseerd worden door middel van SAP Intelligent RPA. De bot kan e-mails en bijlages 24/7 verwerken en de medewerkers zijn vrij om hun tijd te besteden aan taken die meer waarde toevoegen aan hun bedrijf.

Een bot ontzorgd, door automatische upload in SAP Business ByDesign
Door gebruik te maken van een bot, ontwikkeld middels SAP Intelligent RPA, is het mogelijk om deze documenten automatisch te verwerken. De bot doet het volgende:

Download gedeelte

  1. Outlook openen en in de gespecificeerde map zoeken naar ongelezen e-mails.
  2. Als een bijlage aan de eisen voldoet deze downloaden naar de juiste map op de computer van de gebruiker.
  3. Loopt door alle relevante e-mails en bijlages heen tot ze allemaal verwerkt zijn.

Upload gedeelte

  1. Upload elke bijlage naar de betreffende verkooporder in SAP Business ByDesign.
  2. Loopt door alle bijlages heen tot deze verwerkt zijn.
  3. Einde van proces.

 

Visualisering van het proces.

Gedeeltelijk zijn dit stappen die een medewerker ook doet. Het grote verschil is echter dat dit in enkele seconden gebeurt in plaats van in meerdere minuten. Daarnaast hoeft de bot niet alle stappen in SAP Business ByDesign te doorlopen door het gebruik van een standaard webservice.

Samenvattend
Door het gebruik van SAP Intelligent RPA ontlast u uw medewerkers op hun omslachtige, repeterende taken. SAP Business ByDesign in combinatie met deze bot, dragen significant bij aan uw medewerkerstevredenheid en vindbaarheid van uw juiste documenten.

Wilt u weten wat deze combinatie voor u kan doen?

Bel ons op 040-800 1500 of vul het onderstaande formulier in.

    INSynQ, Aangenaam verrassend!
    Ons team wil samen met de klant bouwen aan de toekomst. Door onze unieke aanpak voor innovaties zijn we in staat om toekomstgerichte diensten te leveren op het snijvlak van mensen, bedrijfsprocessen en SAP.

    bottom-border