top-border

Waarborgt uw ERP-systeem een correcte btw-afleiding?

De belastingdienst verwacht dat bedrijven het juiste btw-bedrag op hun uitgaande facturen zetten. En dat ze binnenkomende facturen zorgvuldig controleren op het berekende btw-percentage. Als uw bedrijf alleen transacties binnen Nederland heeft, is de btw-afleiding geen ingewikkelde opgave. Het wordt complex als u zaken doet met het buitenlandse klanten en leveranciers. Bij deze transacties verlegt u de btw immers naar de opdrachtgever. Bovendien gelden voor goederen andere wettelijke richtlijnen dan voor diensten. En landen die aangesloten zijn bij de Europese Unie hanteren een ander btw-regime dan niet-EU-landen. De hoogste tijd dus om inzicht te geven in de meerwaarde van uw ERP-systeem bij het correct berekenen, controleren en inboeken van btw.

Wettelijke richtlijnen voor btw

De lidstaten van de Europese Unie hebben de vrijheid om binnen de algemeen gehanteerde richtlijnen zelf de hoogte van de btw te bepalen. Binnen de EU-landen zijn de verschillen groot. In een aantal landen zijn de btw-richtlijnen wettelijk vastgelegd en veel strenger. Overtreedt een bedrijf deze wettelijke richtlijnen, dan grijpt de belastingdienst direct in met een vermaning of een boete. Om fraude te bestrijden, gaan steeds meer overheden zich bemoeien met het bedrijfsleven. Zo verplicht de Spaanse belastingdienst bedrijven om alle inkomende en uitgaande facturen elektronisch via een portal te verzenden. Belastingambtenaren nemen vervolgens zelf de btw-aangifte voor hun rekening. De kans is groot dat Nederland en andere EU-landen een vergelijkbare weg inslaan.

Consequenties Brexit voor EU-landen

De belastingdienst maakt een onderscheid tussen transacties naar EU-landen (intracommunautaire leveringen) en transacties naar landen die niet aangesloten zijn bij de Europese Unie. Binnen de EU mogen bedrijven hun factuur ook achteraf sturen. Bij transacties naar niet-EU-landen moet het papierwerk (factuur, btw-percentage, leveringscondities en omschrijvingen goederen) vooraf beschikbaar en 100% op orde zijn. Vanuit dit perspectief gezien heeft de Engelse Brexit consequenties voor EU-landen die zakendoen met Engelse klanten en leveranciers. Als niet-EU-land krijgt Engeland een andere btw-code en moet de factuur in orde zijn als een vrachtwagen gaat rijden. Bedrijven die starten met export naar Engeland hebben bovendien speciale vergunningen nodig. Dit kan leiden tot lange wachttijden bij de douane.

Btw-kennis: meer dan een pre

Voor elke goederenstroom moet de btw-afleiding goed zijn. Bedrijven vertrouwen erop dat de btw-afleiding binnen hun geautomatiseerde ERP-systeem goed ingeregeld is. De praktijk laat een ander beeld zien. Veel leveranciers beperken zich in hun ERP-systeem tot de grootste gemeenschappelijke deler om goederenstromen correct af te handelen. Correcte btw-afleiding vereist echter maatwerk. Stel dat u goederen binnenkrijgt uit China. De bijbehorende factuur is afkomstig van een Duitse leverancier. En uw bedrijf neemt zelf de import naar Nederland voor zijn rekening. Hoe weet u dan of de berekende btw correct is? Is hier wel of niet sprake van een intracommunautaire levering? Kortom, het inboeken van inkomende en uitgaande facturen vereist btw-expertise en kennis van goederen- en dienstenstromen.

Speciale functionaliteit in ERP-systeem

Grote bedrijven hebben aparte medewerkers in dienst die inkomende facturen controleren voorcoderen. Als deze expertise ontbreekt of als deze extra controle veel tijd in beslag neemt – bij tientallen, honderden of duizenden facturen per dag – kunt u een speciale functionaliteit laten inbouwen in uw ERP-systeem. Deze functionaliteit scant, herkent en codeert uw facturen. Zo ziet uw verantwoordelijke medewerker in één oogopslag welke keuzes hij moet maken om voor een correcte btw-afleiding te zorgen. Een professioneel, op maat ingericht ERP-systeem is hierbij zijn belangrijkste gereedschap.

Meer weten wat onze BTW gerelateerde SAP oplossingen en consultancy voor uw organisatie kan betekenen?

Bel ons op 040-800 1500 of vul het onderstaande formulier in.

INSynQ, Aangenaam verrassend!
Ons team wil samen met de klant bouwen aan de toekomst. Door onze unieke aanpak voor innovaties zijn we in staat om toekomstgerichte diensten te leveren op het snijvlak van mensen, bedrijfsprocessen en SAP.

bottom-border